“Nos
gustaría tener la fórmula mágica de la buena gestión del tiempo.
Sin embargo, no
es el tiempo lo que gestionamos, sino las cosas que hacemos a lo
largo del mismo.
Recordemos que el tiempo, tal como lo llevamos marcado por las
manecillas del reloj, es un invento, y poca gestión podemos hacer
del mismo.
Sin
embargo, sí que podemos ordenar y planificar qué haremos a lo largo
del día, y con una buena planificación, podemos hacer millones de
cosas, y también no hacer. Pues tan importante es dedicarnos a
“hacer” como también saber dedicarnos al “no hacer”,
¡sanísimo por cierto!”.1
Stephen
Covey, en su gran libro “Los 7 hábitos de la gente altamente
efectiva” nos da claves para cambiar la actuación o el desempeño
de las personas gracias al cambio de mentalidad o planteamiento de
sus vidas. Sus siete hábitos son:
1. Sea
proactivo.
2. Empiece
con un fin en mente.
3.
Establezca primero lo primero.
4. Pensar
en ganar/ganar.
5. Procure
primero comprender, y después ser comprendido.
6. La
sinergia.
7. Afile
la sierra.2
Covey nos enseña una manera sabia de vivir y
trabajar. La práctica de los tres primeros hábitos nos enseñan
cómo independizarnos, es decir, tomar las riendas de nuestra vida y
nuestro trabajo, y las siguientes nos enseñan cómo ser
interdependientes con las personas de nuestro entorno y trabajar en
servicio de los demás.
Una
herramienta nacida de la visión de Covey sobre la vida y el trabajo
es la matriz de la administración del tiempo, donde el coachee ha de
detallar qué es lo urgente, lo no urgente, lo importante y lo no
importante.
Matriz de Covey de la
administración del tiempo (Fuente:
http://facilethings.com/blog/es/time-management-matrix)
Para poder trabajar con esta
matriz, centro del tercer hábito (establecer
primero lo primero), Covey exige cumplir con los dos primeros:
1. “Ser proactivo” quiere
decir: “Yo soy el creador y estoy a mi cargo. He recibido un
programa deficiente de mi infancia procedente de mi espejo social. No
me gusta este guión inefectivo. Puedo cambiar”.
2. “Empezar con un fin en
mente” es la primera creación o creación mental. Quiere decir:
“Visualizo mi potencial, lo que puedo conseguir, lo que va conmigo
y con mis valores”.
3. “Establecer primero lo
primero” es la segunda creación, la realización física que sigue
a la creación mental.
Covey insiste en que el
liderazgo efectivo surge del hemisferio derecho, el de la
imaginación, creación, arte, valores y principios. Es esencial
plantearse estas cuestiones ante cualquier reto en la vida. Es el
“¿para qué?” del Coaching. Una vez el coachee tiene claro lo
que quiere, llega la hora de administrar con el hemisferio izquierdo,
el del análisis, la secuencia en el tiempo, los detalles, el
autogobierno efectivo. La matriz de Covey de la administración del
tiempo es la plasmación de esta visión. La máxima de Covey de la
efectividad personal es:
“Administra desde la
izquierda; lidera desde la derecha.”3
Mirando a
la matriz, nos damos cuenta que refleja muy bien cómo usamos nuestro
tiempo cotidiano. Lo urgente significa lo que se ha de hacer “¡ahora
mismo!”, lo que no puede esperar, lo que nos presiona, lo que nos
obliga a dejar todo lo que estamos haciendo, muchas veces para
complacer a otros. Por ejemplo, cuando suena el teléfono, suele ser
urgente contestar.
Las cosas
urgentes actúan sobre nosotros. En cambio, las cosas importantes
tienen que ver con los resultados. Si algo es importante, es porque
ayuda a la realización de nuestra misión, metas y valores. Covey lo
explica muy bien en este párrafo:
“Ante
las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones importantes que
no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Tenemos
que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las
cosas ocurran. Si no practicamos el segundo hábito, si no tenemos
una idea clara de lo que es importante, de los resultados que
deseamos obtener en nuestra vida, con facilidad nos veremos desviados
hacia la respuesta ante lo urgente.”4
Es decir,
lo importante se refiere a lo que hacemos para que nuestras metas se
hagan realidad. Esto requiere proactividad, hacer que las cosas
ocurran, tomar las riendas del propio destino. En cambio, lo urgente
son cosas que ocurren, nos pillan desprevenidos, y tenemos que
reaccionar, ir a remolque.
El
cuadrante I (urgente-importante) es el de las crisis y los problemas.
Muchas personas trabajan como si fueran “apaga-fuegos” eternos,
convertidas sin querer en administradoras de crisis, personas
orientadas hacia los problemas, gran parte del tiempo trabajando al
borde de los plazos, en fin, personas agotadas y consumidas por el
estrés crónico. Mientras la persona se centre en el cuadrante I,
éste crecerá cada vez más hasta que la domine por completo la
matriz. Covey compara esta situación como el oleaje: llega un gran
problema como una gran ola, nos golpea y nos deja tendidos y confusos
en la orilla. Aunque nos pongamos en pie de guerra para luchar,
quedaremos expuestos a otra ola que volverá a golpearnos. Acabaremos aturdidos y desorientados. Según Covey, “algunas
personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el día
y cada día. El único alivio que tienen consiste en huir hacia las
actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV”.
El mensaje
de Covey es que a medida que nos ocupemos más de lo realmente
importante para los resultados (el cuadrante II), aparecerán menos
cosas urgentes, menos fuegos que apagar (cuadrantes I y III), por lo
que dejaremos de estar a merced de lo imprevisto. Esta manera de
trabajar libera a la persona de una gran cantidad de distrés y es
una buena base para ser feliz en el trabajo.
El coach
es de gran ayuda para que su coachee replantee en profundidad qué es
lo urgente y qué es lo importante en su vida y en su trabajo, de
acuerdo a sus valores, sus principios y sus metas vitales y
profesionales. Esta matriz es una gran herramienta para que nuestro
coachee se replantee todo y empiece a vislumbrar una nueva manera de
trabajar y de vivir.
2
COVEY, S. (2012). Los
7 hábitos de la gente altamente efectiva. Lecciones magistrales
sobre el cambio personal.
Barcelona: Ed. Paidós.
3
COVEY, S. (2012). Los
7 hábitos de la gente altamente efectiva. Lecciones magistrales
sobre el cambio personal.
Barcelona: Ed. Paidós. Pág. 194-196.
4
COVEY, S. (2012). Los
7 hábitos de la gente altamente efectiva. Lecciones magistrales
sobre el cambio personal.
Barcelona: Ed. Paidós. Pág. 201.
